Lahjat ja edustusmeno: kirjanpitäjän kysymykset
Kenelle annettu/tarjottu – Onko edustusta vai ei?
Asiakkaat, liikekumppanit
Henkilökunta– ei koskaan edustusta
Tilintarkastajat, hallitus – ei koskaan edustusta
Lahjat ja edustaminen -miten kulu liittyy liiketoimintaan?
Lahjat annetaan edustamistarkoituksessa
Lahjat annetaan mainos- ja suhdetoiminnan tarkoituksessa
Tulolähdejaon muutoksen vaikutus?
Kokonaan vähennyskelvottomat kulut
Lahjat ja edustusmeno: kirjanpitäjän kysymykset
Monesti kirjanpitäjä törmää kulukuitteihin, joita asiakas tarjoaa edustuskuluksi. Saattaa olla, että kuitissa ei ole mitään muuta selvitystä kuin ”edustus”. Verotuksellisesti tämä on epäedullinen selvitys. Ilman tarkempaa tietoa kulu ei ole ollenkaan vähennyskelpoinen. Selvitetäänpä miten kulu on vähennyskelpoinen tuloverotuksessa ja arvonlisäverotuksessa. Ja muistetaan kirjoittaa kuitteihin aina tieto näistä kahdesta asiasta:
- Kenelle lahja/edustusmeno on tarjottu?
- Miten tämä lahja/edustaminen liittyy yrityksen liiketoimintaan?
Kenelle annettu/tarjottu – Onko edustusta vai ei?
Asiakkaat, liikekumppanit – edustusta tai muuta kulua
Asiakkaille ja liikekumppaneille annettu lahja, tarjoilu tms. voi olla edustusta, mutta voi olla myös muuta esim. suhdetoimintakulua tai mainoskulua. Lahjan tai kulun antamistarkoitus lopulta ratkaisee, onko kyse edustamisesta vai muusta. Edustuslahja kohdistuu aina yrityksen ulkopuolisiin henkilöihin. Nämä ovat taho, joiden avulla voidaan omaa myyntiä kasvattaa. Voidaan saada kokonaan uusia asiakkaita tai saada parempia raaka-ainesopimuksia. Edustuslahja kohdistuu aina henkilöön, jonka avulla voidaan omaa liiketoimintaa edistää.
Henkilökunta– ei koskaan edustusta
Henkilökunnalle annettu lahja ei voi koskaan olla edustuslahja. Lahjat ja tarjoilut henkilökunnalle ovat yrityksen henkilöstökuluja. Yrityksen henkilöstökulut ovat tulosverotuksessa kokonaan vähennyskelpoisia. Arvonlisäverotuksessa henkilökunnalle ostetuista lahjoista ei saa koskaan vähentää arvonlisäveroa, koska lahjojen katsotaan tulevan yksityiseen kulutukseen.
Mikäli koko henkilökunnalle tarjotaan esim. jalkapallo-ottelu tarjoiluineen matkoineen, tähän liittyvistä hankinnoista arvonlisäveron saa vähentää. Myös alkoholeista arvonlisäveron saa vähentää.
Tilintarkastajat, hallitus – ei koskaan edustusta
Tarjoilut tilintarkastajille, konsulteille, viranomaisille tapahtuvat yleensä yrityksen liiketoimintaan liittyvän neuvottelun yhteydessä. Yrityksen hallintoelinten kokoukset ja tavanomaiset asiakaspalaverit ja asiantuntijapalaverit jne, ovat kaikki tavanomaisia liiketoiminnan neuvottelukuluja, ei edustusta.
Kulu on liiketoiminnan muuta kulua ja neuvottelukuluna kokonaan vähennyskelpoista sekä tuloverotuksessa että arvonlisäverotuksessa.
Lahjat ja edustaminen -miten kulu liittyy liiketoimintaan?
Lahjat annetaan edustamistarkoituksessa
Onko lahjan/kulun antamisella edustamistarkoitus vai ei? Vastaus kysymykseen ratkaisee, onko kyse edustuskulusta, mainoskulusta, suhdetoimintakulusta vai neuvottelukulusta. Edustamisella pyritään liiketoiminnan edistämiseen ja esimerkiksi uusien liikesuhteiden luomiseen tai entisten suhteiden säilyttämiseen ja parantamiseen. Esim. Sopimus- ja muiden neuvottelujen edistämiseen ja helpottamiseen.
Edustuslahja on valittu yksilöllisemmin vastaanottajaa silmällä pitäen. Edustus ja edustusmenot ovat toimintaa ja menoja, joilla tavoitellaan oman liiketoiminnan edistämistä ja myyntituloja. Edustuslahjoiksi katsotaan merkkipäivä- ja muut kuin tavanomaiset mainoslahjat (esim. kalliit esinelahjat, lahjakortit, rahalahjat) Edustuslahjasta on kyseessä silloin kun lahja on tavanomaista arvokkaampi. Edustustarjoilut pikkutunneilla, on yleensä merkki edustamistarkoituksesta. Päiväsaikaan asiakasneuvottelut yleensä ovat tavanomaisia neuvottelukuluja eikä edustusta. Alkoholilahja on aina edustuslahja. Jos kyseessä kuitenkin on yrityksen itse valmistamien alkoholituotteiden jakaminen mainostarkoituksessa tilanteessa, sitä ei katsota edustuslahjaksi. Alkoholilahja vaikkapa joululahjana on kuitenkin katsottu edustuslahjaksi.
Jos lahja kuuluu edustuskulun piiriin, tuloverotuksessa siitä on vähennyskelpoista ainoastaan 50 %, edellyttäen että kuitista ilmenee kenelle tarjottu ja miten kulu liittyy liiketoimintaan. Arvonlisäverotuksessa edustuskulu on kokonaan vähennyskelvoton. Arvonlisäverolain ja tuloverolain näkökulmasta edustamisen käsite on yhtenäinen.
Lahjat annetaan mainos- ja suhdetoiminnan tarkoituksessa
EVL 8 § 5 kohdassa tarkoitettuja tavanomaisia mainoslahjoja ovat esimerkiksi yrityksen tuotteiden näytelähetykset, yrityksen merkkipäivinä asiakkaille jaetut lahjat ja asiakkaille annetut kummi- ja häälahjat. Mainoslahja on arvoltaan vähäinen massalahja, joka annetaan samanaikaisesti ja samanlaisena useille vastaanottajille. Mainoslahjoihin on usein painettu yrityksen nimi tai liiketunnus. Myös yrityksen omia tuotteita voidaan antaa mainostarkoituksessa.
Jos lahjoitettava esine on arvoltaan vähäinen ja sellainen, joita yritys muutoin jakaa mainostarkoituksessa, ei sen antaminen merkkipäivälahjana muuta lahjan hankintamenoa edustusmenoksi.
Edustaminen saattaa käsittää kestitystä, lahjojen antamista, muistamista tai muuta sellaista, mitä voidaan pitää tavanomaisena vieraanvaraisuutena tai muuna huomaavaisuutena. Esimerkiksi intressitahoille annetut saman arvoiset joululahjat, tavanomaiset kukkatervehdykset ym. vastaavat vähäiset lahjat ovat suhdetoimintaan liittyviä lahjoja.
Lahjat ja kulut, jotka annetaan markkinoinnin ja suhdetoiminnan vieraanvaraisuutena ovat mainoskuluina tai suhdetoimintakuluina tuloverotuksessa kokonaan vähennyskelpoisia. Myös arvonlisäveron saa tällaisista kuluista vähentää kokonaan.
Tulolähdejaon muutoksen vaikutus?
EVL:n säännöksiä edustusmenojen vähennyskelpoisuudesta sovelletaan kaikkiin EVL:n mukaan verotettaviin verovelvollisiin.
Jos verovelvollisen verotukseen ei sovelleta EVL:n säännöksiä, sillä ei voi olla EVL:ssä tarkoitettuja edustusmenoja. Edustusmenon luonteiset menot voidaan vähentää TVL:n ja MVL:n perusteella kokonaan, jos niitä pidetään tulonhankkimismenoina.
Kokonaan vähennyskelvottomat kulut
Lahjoitukset poliittiseen tarkoitukseen ei ole verotuksessa vähennyskelpoista.
Pelkkää kulttuuri- tai urheilutoiminnan rahallista tukemista ilman näkyvyyttä, ei voida katsoa verotuksessa vähennyskelpoiseksi sponsoroinniksi. Poikkeuksena kuitenkin arvoltaan vähäiset raha- tai esinelahjoitukset yleishyödylliseen ja samalla paikalliseen tai yrityksen toimialaa lähellä olevaan tarkoitukseen voidaan katsoa suhdetoiminnan luonteisiksi menoiksi, jotka ovat vähennyskelpoisia verotuksessa. Tällaisia lahjoituksia yritys saa vähentää enintään 850 € lahjoituksensaajaa kohti.
Lue myös infoa lahjoituksista, jotka eivät edistä liiketoimintaa Lahjoitukset-tukimaksut vähennyskelpoista vai vähennyskelvotonta
Lue myös infoa henkilökuntalahjoista: Lahjat henkilökunnalle – mikä on tavanomainen lahja
